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タスク管理がへたくそな人は、とりあえず「やらないこと」から決めてみる

 - ビジネス

   

僕はいわゆる「セルフマネジメント」がめちゃくちゃ下手くそです。
自分で自分を管理できない。
だから時間の使い方がものすごく下手だし、やりたいと思っているタスクをなかなか完了させられません。

こりゃいかんと思い、いろんなタスク管理ツールに手を出しますが、結局うまくいかないんです。

自分で仕事を管理するようになってプロジェクトマネージャーが仕事を管理してくれるということのありがたみも知りました。
そして、セルフマネジメントがへたくそな人は、ツールのせいじゃないんだなというのがよくわかりましたw

それでも自分でマネジメントをしなければならない時というのはあります。
そんなときは「やらないこと」を決めてみましょう。

そのやり方についてまとめました。

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やらないことを決める方法

仕事、プライベートにかかわらず、僕は自分が「やりたい」と思う事が多すぎたのが問題でした。

おそらく、自分の実際の能力と、自己評価に差があり過ぎたんでしょう。
「僕ならもっとやれる」と勝手に思い込んでいたというか。

マネジメントの基本は、リソース(資源)を知るところにあります。
極端な話でいえば、荒れ地に家を建てるというタスクに対して「お前ひとりで明日までに完成させとけ。な?」と言っているような状況だったというわけです。

できるわけがない。

そこで、まずは自分がやりたいと思っていることを全て書き出すことから始めました。
いわゆる「ブレインダンプ」です。

ブレインダンプする前準備としてカテゴリー精査をする

ブレインダンプとは脳味噌の整理のこと。

やり方はいろいろあると思いますが、僕がやったのはまず全体像の把握をしてから各項目に落とし込んでいくという方法です。
※全体像の把握をしなくても片っ端から項目をあげていける人はそれでもいいはず。

まず、大カテゴリーを書き出します。

  • 仕事
  • プライベート

僕の場合はこの2つでした。
次に中カテゴリーを書き出しました。

仕事カテゴリーの子カテゴリーは以下の2つ。

  • 外部の仕事
  • 内部の仕事

他所からオーダーされている仕事に関しては「外部の仕事」。
自分から自発的にしている仕事は「内部の仕事」としました。

外部の仕事はどうしてもクライアントとの調整など自分だけでマネジメントできるものではないので、内部の仕事とはわけて考えようと思ったからです。

同様にプライベートカテゴリーの子カテゴリーも以下2つにしました。

  • 自分のこと
  • 家族のこと

自分のことなら自分だけで完結できる問題ですが、家族のタスクに関しては話し合いなどが必要になってきます。

中カテゴリーができたら、さらに小カテゴリーに絞り込みました。
外部の仕事、内部の仕事それぞれのカテゴリーの子カテゴリーに抱えているプロジェクトを並べます。

プライベートの方も同様ですね。
無理にカテゴリー分けしなくてもいいのかもしれませんが、のちのち「このプロジェクトはまるっとペンディング!(あとまわし)」とかできるような単位にまとまっていると良いと思います。

各プロジェクトごとにブレインダンプする

ここまで来たらようやくブレインダンプです。
各プロジェクトごとに思いついたことを全て羅列します。

この段階での粒度とかは気にしなくてよくて、とにかく全部書き出します。

  • Facebookページを作る
  • サイト設計をする
  • コメント返信をする
  • 日々の記事を書く

このブログに関してのブレインダンプはこんな感じでした。
タスク完了にかかる難易度も時間もバラバラです。

プライベートの方だと

  • しまってあるエスプレッソマシンを稼働させる
  • 音楽趣味を再燃させる
  • パスポート申請にいく
  • 妻とのかたらいの時間をつくる
  • 日々読書をする

などなど・・・!
普段やりたいと思っていることはもう何でも書き出しました。

ToDoも習慣も日課も関係ありません。
これをやることで「今、自分が何をやりたいと思っているのか」をフラットに把握できるようになるからです。

やるべきこと、やりたいこと、やらなければならないことに分ける

ブレインダンプをしたら、次は各項目ごとに「やるべきこと」「やりたいこと」「やらなければならないこと」を割り当てます。

この3つは似ているようで全然違う項目です。

やらなければならないこと、は簡単ですね。
期限が決まっていて、もう絶対にそこまでにやらなければならない。
やりたいかやりたくないかも関係ないし、それがやるべきことかどうかも考える必要がありません。

期限が迫っていれば優先度・重要度共に高いですね。

やりたいことはちょっと複雑です。
やりたいけれど、やるべきじゃないこと、やらなくてもいいことというのが存在するからです。

ここではそういう「やりたいけれど、今やるべきじゃない、やらなくてもいい」という項目を「やりたいこと」に挙げました。
僕だったら「まどかマギカを観る」「バンドメンバーを募集する」がそれに当てはまりましたw

そして「やるべきこと」。
特に期限が決まっているわけではないけれど、これをやることによって自分が叶えたい目標に近づけるんだよな・・・というようなことです。

やるべきことを精査する

やりたいこと、やるべきこと、やらなければならないことに分けられたら、次に「やるべきこと」を精査します。

「やるべきこと」と自分が思っているものは、自分の目標達成へのプロセスの一つでなければなりません。
つまり「どんな目標を達成するために、それをやるべきなのか」と考えます。

たとえば「サイトのPVを増やす」という目標があった時に、「カテゴリーを細分化する」というやるべきことがあったとします。
これは「カテゴリーを細分化することで、より同カテゴリー内の記事への興味を持ってもらい、サイト内を循環してもらう」みたいな理由がつけられるので目標達成へのプロセスであると言えるわけです。

もし、直接的に目標達成へ繋がらない項目があるのなら、それは「やるべきこと」ではなく「やりたいこと」に分類しなおします。

やらないことを決める

ここまで来たら、だいぶ絞られているはずです。
優先度としては「やらなければならないこと」→「やるべきこと」→「やりたいこと」の順でタスクを片付けていけばいいわけですね。

ただ、僕の場合この時点で「やるべきこと」が50個を超えていました。

超人的な人なら50個強のタスクもガンガン処理していけるんでしょうけど、僕の場合は毎日そのタスクを把握するというだけで頭がパンクしそうだったんです。

そこで、思い切って、プロジェクト単位で優先度が低いものからペンディング項目に回していきました。
「これはやらなくていい」と自分に言い聞かせることで、一気に時間的な余裕ができたような気がします。

自分の力量に見合うような調整が必要なんですね、きっと。

やらなければならないこと、やるべきことの最低限を日々こなしていくことで、より時間的な余裕が生まれるようになった時には、初めてそこで「やらなくていい」と言い聞かせたタスクを1つ追加する、という感じにしていけばいいわけです。

おわりに

こんな感じで、自分が今日やるべきことと、自分がやらなくていいことを決めておくだけで、そこそこタスク管理はうまくいくんじゃないかと思っています。(まだ実践中ですw)

ツールをどれだけ試してもタスク管理がうまくいかなかったのはこの辺りが上手に出来ていなかったからなのかな、と。

「やりたいこと」っていうのはもう放っておいてもやりますからね、ぜったい。
「やらなければならないこと」もそう。

問題は「やりたくないけど、やるべきだよね」って項目をいかに回収していくかですね。

こういうタスクっていうのはかなり時間がかかるものなので、リソースに合わせて組んでいかないと、結局「できなかった」という結果になり兼ねません。
できないタスクをどれだけ積み重ねても、それは結果に繋がらないんです。
結果になるのは「できた」ってことだけ。

より多くの「できた」を得るためにも、「やるべきだけどやらなくていい」という犠牲を払うという感覚でタスクを精査していくのが、僕みたいにタスク管理が下手な人には最適の方法なんじゃないかと思います。

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