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なぜ僕のメールは返事がもらえないのか?メール返信を貰える確率を上げる方法について考える

 - 生活のTIPS

   

最近、どこもかしこもメールの返事をくれなくてかなりイライラしていますw
どうも、こんにちは。

たまたま重なっているだけなんだとは思いますが、いま、ビックリするぐらい多くの人からのメール返信を待っている状態。

海外へメールで投げた問い合わせが2件と、国内への問い合わせ3件。
それとオーダーした商品に対する発送連絡待ちが2件。

発送連絡が来ないのは仕方ないとして、質問したことへの返信が5件も返ってこないっていうのは・・・さすがにむぐぐ。。。となりますね。
なんだろう、嫌われてるのかな。

そんな人(僕)は、自分が送ったメールを見直したり、催促することで返信確率をあげられるかもしれません。

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はたして相手が返信しやすいメールを送っているだろうか

僕が自分で送ったメールを見返してみて気づいたこと・・・それは、「相手が返信しづらいかもしれない」ということでした。

特に海外に送るメールの場合に気をつけたいんですが、日本人特有の曖昧な物言いは通じません。
例えば僕が返信をもらえていないメール内容は以下のようなものでした。

商品の金額が、表示されていた内容と違いました。
具体的にはこれこれこういう内容です。
確認してもらうことはできますか?

わかります?

これ、日本の企業に送ったら「申し訳ございません」から始まり、確認した内容を送ってくれて、なんだったら「返金、キャンセルなどできますが、どうしましょ??」っていう連絡までくれるじゃないですか。
※それでもくれないところがあるんでイライラしてるんですけどw

でもきっと、外国人の感覚からすると「えっと、確認したけど?」みたいな感じだと思うんですよ。
「で、なに?どうしてほしいの?」みたいな。

そうなると「めんどくせーから返信しなくていいや」ってなっちゃうんだろうなと。
・・・いやいや、面倒でも返信してよ!!!!

相手に答えをゆだねてはいけない

端的に言えば、相手がイエスかノーかを言うだけっていう状況を作るべきなんですよね。

今回の例だと、僕は最終的にどうしてほしいのかを告げていません。
「間違ってるからキャンセルしてくれ」と言いたいのか、「間違ってるから金額を修正して請求しなおせ」と言いたいのか、相手には判断できないわけです。

相手だって不利な状況を作りたくないわけで・・・なるべくだったら「間違った状態で請求して、客が勝手に払ってくれて、そのままで済めばいい」と思っているに違いありません。
だったら余計なところを突っつきたくないですよね。

なので、こちらからしっかりと「いくらいくらの金額がおかしいので、この差額を引いた金額で請求しなおしてください。」と指示すべきでした。

嫌われると思ってもいけない

今回の例で言えば、僕は「相手にクレーマーと思われたくない」みたいな一心で「確認してもらうことはできますか?」と質問をしています。
海外旅行で店頭で欲しい商品を告げる時に「Can I have this one?」みたいなことを言うじゃないですか。
なんとなくそこに引っ張られてしまったんだろうなと。

ただ、これって「できません」って思われたらおしまいなんですよね。
「できないし、できないってことを返信するのも面倒だし、いいよね」ってなっちゃう。

「もしよかったら確認してください。」
「お手数でなければ確認してください。」

僕は日本語としてこういう言い回しってすごく綺麗だと思うんです。
なんか建前だけでも相手を気遣ってるじゃないですか。優しい世界というか。

でも、それが通じない人は多いんですよ。残念なことに。

「いや、お手数だからやらないっす・・・」みたいな。
だったら最初っから「お手数かもしれないですけど、必ずやってください。そして必ず返信をください」というべきなんですね・・・。

期限を切る

さらには「いつまでに連絡をください」という一文を加えることで、若干の強制力が生まれます

逆に言えば期限のないメールは「いつ返信してもいい」=「返信しなくてもいい」となりがち。
「いやいや、見たらその時に返信しろや」と思っても、それはこちら側の言い分であって、向こうにしてみたら難しいこともあるでしょう。

そこで、相手のスケジュールに自分への返信を割り入れる必要があるんだろうなと。

クレームとかなら特に、いつまでに連絡をもらえなければエスカレーションするということを書いても効果がありそう。

とにかく返事が欲しいだけなら「メールを確認したらすぐに、内容如何に関わらずとりあえず『メールみたよ』って返事だけして!!」というのもありですね。

堅い文章にしない

あとは意外と盲点なんですが、返信が欲しい時ほど「くだけたメール」であるべきなのかな?とも思っています。

日本の企業で働いていた人なら、「お世話になっております。」から始まり、「何卒宜しくお願い致します。」で締める・・・みたいなルールに慣れてるじゃないですか。
※「お世話になります」「以上、宜しくお願いします」の場合もありw

ただ、こういった堅苦しいのを嫌う人っていうのも多いんですよ。
「堅い堅い、めんどくせー」ってなっちゃうひと。

先日、同じく海外に送ったお堅いメール「おたくの商品が気になってるんだけど、送ってもらうことはできますでしょうか?」に対しての返信が「Where?」の一文だけだったのには驚きましたw
悔しかったので何通かお堅い返信を続けましたが、最後までくだけた返信がきたので、僕も最終的には「Thanks.」だけで返事しちゃいました。

でも、これが正しい場合もあるってことで。

相手にはメールの催促をしてもいい!

それでも返信が来ないのであれば、もう催促するしかないです。

特にアメリカの企業なんかは3~4通送ってようやく1通返ってくる・・・なんてこともザラなんだとか。

「でも何度もメール送って『うぜーやつ』って思われるのもイヤだな・・・」って思うかもしれません。
でもでも、そんなのメール返信しないヤツの方がうぜーやつなんだから気にする必要ないんですよ、・・・たぶん。

中には「忙しいのでメールできません!!」みたいなことを言う人もいますけど・・・じゃあそもそもメールアドレスやメールフォームを公開しないでよ・・・って思っちゃう。

メールを投げている側の人間からしたら何かしらの不安や不満があるわけで、それを無視・放置される形になるのは余計に許せないわけです。
なので、特に理由がなければ「メールは見ました。返事には時間がかかるから待っててね。」っていう返信ぐらいはしてほしいところです。

返信をしてくれない相手に、毎日毎日メールを送っていれば、さすがに返事をくれるか・・・迷惑メール認定されるかどちらかでしょうw
こちらの質問に答えないくせに相手をスパム扱いするようなヤツとはこっちから願い下げですけどね!

おわりに

というわけで、メールの返信がもらえなかった時にできそうなことでした。
今後は国内向けのメールも海外に問い合わせるかのように端的にしてみようと思います。

こういう話をすると「電話が確実。電話しろ。」みたいに言う人が多くてびっくりします。
いやいや、いま昭和かよ。みたいな。
なんでメール投げたうえで電話までしなきゃいけないの?とか考えると本当にバカバカしい。電話代もかさむし。

特に海外になんて、英会話ができる人しか電話できないですよ・・・。

忙しくてメール返信できないとかいう人に限って電話は出たりするのが本当に不思議。
電話の方が絶対に時間取られるのにね・・・。
もしかしたらタイピングが遅いとか、そういうことなのかなぁ?

・・・と、ここまで散々文句を書いてきましたが、かくいう僕もメール返信が遅い方だったりします。。。
人のこととやかく言う前に自分を直せ・・・っていうね。いけないね。

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